Top 5 logiciels pour organiser le travail hybride

Six ans après la pandémie du Covid-19, le travail hybride s’est imposé comme un standard dans les entreprises. Selon une étude de la Dares, près d’un salarié sur trois pratique le télétravail régulièrement en France, et plus de 60 % des cadres y ont recours chaque semaine.

Si cette nouvelle organisation hybride ravit les collaborateurs, qui bénéficient d’une plus grande flexibilité dans leur quotidien, sa généralisation n’est pas sans défis pour les entreprises, qui font face à de nombreuses difficultés :

• absence de visibilité sur la présence des collaborateurs ;
• difficultés pour la collaboration et le management ;
• des bureaux vides le vendredi et saturés le mardi ;
• érosion du lien social…

Pour aider les entreprises dans cette organisation hybride, de nombreuses solutions ont été conçues et sont aujourd’hui très performantes pour les accompagner dans la résolution de ces défis.

Dans cet article, nous décryptons les 5 solutions identifiées comme étant les plus performantes du marché et détaillons leurs fonctionnalités clés ainsi que leurs limites.

Pourquoi s’équiper d’un outil pour organiser le travail hybride ?

Le principal enjeu du travail hybride n’est pas de permettre de travailler à distance. C’est de coordonner des équipes qui ne sont plus au même endroit au même moment.

Sans outil de gestion du travail hybride, chaque collaborateur organise ses journées de manière individuelle. Résat : des décisions prises en silo et une organisation globale qui perd en cohérence.

Un logiciel d’organisation du travail hybride permet de répondre à trois enjeux majeurs :

• La visibilité : chacun peut voir qui est présent au bureau, à distance ou absent. Cela permet d’éviter les déplacements inutiles et de mieux planifier ses journées.
• La coordination : les équipes peuvent se synchroniser pour venir sur site aux mêmes moments, recréant ainsi des temps collectifs utiles.
• Le pilotage : les données d’occupation permettent d’adapter les espaces et les politiques internes en fonction des usages réels.

En résumé, ces outils ne servent pas seulement à gérer des bureaux : ils structurent le fonctionnement du travail hybride au quotidien.

Les 5 meilleurs logiciels pour organiser le travail hybride

En récapitulatif, voici les 5 meilleurs outils du marché pour gérer efficacement le travail hybride, que nous détaillons dans la suite de cet article :

1. Deskare
2. Kelio
3. Envoy
4. Asana
5. OfficeSpace

N°1 : Deskare, le logiciel le plus complet pour organiser efficacement le travail hybride

📅 Année de création : 2021

🇫🇷 Origine : France

Créée post-Covid, Deskare a initialement été conçue pour aider les entreprises à organiser efficacement le travail hybride, afin que chacun soit “au bon endroit, au bon moment”.

Ce que Deskare permet de faire concrètement

Concrètement, la solution permet aux collaborateurs de partager simplement leur planning de présence et de voir celui de leurs collègues, directement depuis l’outil de communication interne (Microsoft Teams, Slack, Google Chat…). Chacun a ainsi une visibilité claire sur le planning de télétravail des collaborateurs, ce qui facilite la collaboration et améliore le lien social à l’ère hybride.

Pour les RH et les managers, des tableaux de bord agrégeant les déclarations de présence des collaborateurs permettent de mesurer les taux d’occupation des bureaux et de s’assurer du bon respect de la charte de télétravail en vigueur.

Depuis, l’outil a développé des fonctionnalités avancées pour gérer le flex office et l’environnement de travail de manière plus globale.

Parmi ses nombreuses fonctionnalités, on retrouve notamment le desk booking, la réservation de salles de réunion et de places de parking, la gestion des colis, des visiteurs et des casiers, l’organisation de journées d’équipe, le partage d’annonces et d’événements, le ticketing…

Pour qui ?

Pour les entreprises de plus de 100 collaborateurs, qui souhaitent un outil simple d’utilisation pour structurer leur organisation hybride et, plus largement, fluidifier la gestion de leur environnement de travail.

Points forts :

• Interface simple et intuitive, conçue avant tout pour les collaborateurs (95 % d’adoption observé chez les clients)
• Rappels hebdomadaires dans l’outil de communication interne pour éviter les oublis de déclaration
• Possibilité de partager une semaine type de présence pour une déclaration en un clic
• Intégrations natives avec tous les outils de communication interne
• Synchronisation avec tous les SIRH (pour éviter la double saisie)
• Web app accessible sur ordinateur et mobile
• Données hébergées en France
• Certifications de sécurité : ISO 27001, SOC 2, Cybervadis Gold…
• Support avec un score CSAT de 98,2 %

Limites :

• Logiciel moins adapté aux petites structures de moins de 50 collaborateurs
• Ne propose pas de version d’essai gratuite
• N’est pas conçu pour la gestion des temps et des activités

N°2 : Kelio, pour la gestion des temps et des activités

📅 Année de création : 2012

🇫🇷 Origine : France

Ce que Kelio permet de faire concrètement

Kelio est un outil historiquement centré sur la gestion des temps et des activités.

Dans un contexte hybride, il permet de structurer les règles de télétravail. Par exemple, un collaborateur peut faire une demande de télétravail, qui sera validée par son manager selon les règles en place.

L’outil permet également de suivre les horaires, les absences et les présences. Cela apporte une vision claire et formalisée du travail hybride, notamment d’un point de vue RH.

Pour qui ?

Entreprises souhaitant encadrer le travail hybride sous un angle administratif et réglementaire.

Points forts

• Gestion avancée des temps et des absences
• Intégration dans les processus RH
• Bon outil de cadrage du travail hybride

Limites

• Peu orienté expérience collaborateur
• Coordination des équipes limitée

N°3 : Envoy, pour la gestion des flux et de l’accueil au bureau

📅 Année de création : 2013

🇺🇸 Origine : États-Unis

Ce que Envoy permet de faire concrètement

Envoy est une solution initialement conçue pour la gestion des visiteurs, qui s’est étendue au workplace hybride.

Dans un contexte hybride, l’outil permet de déclarer sa venue au bureau à l’avance. Par exemple, un collaborateur peut indiquer qu’il sera présent mercredi, ce qui permet d’anticiper les flux.

Envoy propose également des fonctionnalités de réservation de postes et de salles, ainsi qu’un système de check-in à l’arrivée.

Pour qui ?

Entreprises avec des enjeux de sécurité, d’accueil ou de gestion de flux importants.

H3 : Points forts

• Très efficace sur la gestion des visiteurs
• Bonne gestion des flux dans un environnement hybride
• Interface moderne

Limites

• Coordination des équipes limitée
• Peu orienté organisation collective
• Vision stratégique du travail hybride faible

N°4 : Asana, pour structurer le travail dans un environnement hybride

📅 Année de création : 2008

🇺🇸 Origine : États-Unis

Ce que Asana permet de faire concrètement

Asana est un outil de gestion de projet, mais il joue un rôle clé dans un environnement hybride.

Il permet de structurer le travail à distance. Par exemple, une équipe peut organiser ses tâches, assigner des responsabilités et suivre l’avancement des projets sans dépendre de la présence physique.

Dans un modèle hybride, cela permet d’éviter les pertes d’information entre les jours au bureau et à distance.

Pour qui ?

Équipes projets, marketing, produit ou tech qui font régulièrement du télétravail.

Points forts

• Excellent pour organiser le travail hybride
• Favorise la collaboration asynchrone
• Très flexible

Limites

• Ne gère pas la présence physique
• Aucun lien avec les espaces
• Nécessite un outil complémentaire

N°5 : OfficeSpace, pour piloter les espaces et structurer la présence hybride

📅 Année de création : 2004

🇺🇸 Origine : États-Unis

Ce que OfficeSpace permet de faire concrètement

OfficeSpace est une solution centrée sur la gestion des espaces, mais qui intègre aujourd’hui des fonctionnalités dédiées au travail hybride.

Les collaborateurs peuvent déclarer leur présence sur site et visualiser qui sera présent. Par exemple, un salarié peut vérifier si son équipe est au bureau avant de décider de venir.

L’outil permet ensuite de réserver un poste directement sur un plan interactif, ce qui facilite l’organisation sur place.

OfficeSpace permet également d’analyser les données de présence et d’occupation. Une entreprise peut identifier les jours de forte affluence ou les zones peu utilisées et ajuster ses espaces.

Pour qui ?

Grandes entreprises avec des enjeux immobiliers importants.

Points forts

• Gestion avancée des espaces
• Fonctionnalités de présence intégrées
• Données d’occupation détaillées

Limites

• Coordination des équipes moins poussée
• Approche centrée sur l’espace
• Expérience collaborateur moins prioritaire

Comment choisir son logiciel de gestion du travail hybride ?

Sélectionner le bon outil d’organisation du travail hybride pour votre entreprise n’est pas une mince affaire.

Prenez le temps de lister vos besoins et de demander des démonstrations des outils, si possible avec votre CSE.

Enfin, veillez à choisir un logiciel facile à utiliser et avec un bon accompagnement. L’adoption est la clé : sans usage, même le meilleur outil ne sert à rien.